Na vida real do condomínio, quase todo conflito começa do mesmo jeito: alguém não sabe exatamente qual é o seu papel — ou pior, acha que pode exercer o papel do outro. É por isso que eu insisto, como presidente do INCC e como alguém que convive diariamente com a rotina condominial: administrar um condomínio não é “apagar incêndio” o tempo todo. É construir um funcionamento claro, com responsabilidades bem distribuídas e com respeito à lei, à Convenção e às decisões da assembleia
por Paulo Melo*
O condomínio é uma pequena cidade. E, como toda cidade, precisa de liderança, fiscalização, orientação técnica e execução no chão. Quando essa engrenagem gira certa, o prédio fica mais seguro, mais organizado e mais justo. Quando gira errado, vira um ambiente de fofoca, desgaste, acusação, improviso e, muitas vezes, prejuízo para todos.
Começo pelo ponto mais sensível: o síndico. No imaginário de muita gente, o síndico é “o morador que resolve tudo”. Na prática, ele é uma espécie de diretor-geral do condomínio, com uma responsabilidade que é administrativa e também jurídica. É o síndico quem representa o condomínio, dentro e fora da Justiça, quem assina documentos, quem responde por contratos, quem convoca assembleias, quem presta contas, quem aplica advertências e multas quando necessário. E é aqui que muitos erram: o síndico não pode ser uma figura decorativa e tampouco um “faz-tudo” que vive sozinho. Ele precisa atuar com critério, com registro, com transparência e com método. E precisa ter uma rede de apoio e controle funcionando.
Esse apoio começa pelo subsíndico, que muitas vezes é tratado como “cargo de enfeite”. Não é. O subsíndico é o primeiro suporte do síndico e, em vários condomínios, é o elo mais perto do dia a dia, das demandas e das ocorrências. Ele substitui o síndico quando necessário e ajuda a gerenciar tarefas delegadas. Um subsíndico presente reduz ruídos, evita buracos na gestão e impede que o condomínio fique “sem comando” nas ausências inevitáveis.
Agora, se existe um pilar que separa uma gestão madura de uma gestão frágil, esse pilar é o Conselho Fiscal. Eu gosto de falar sem rodeio: conselho fiscal não é para “perseguir síndico”, mas também não é para “passar pano”. Conselho fiscal é para proteger o condomínio. Examinar contas, conferir documentos, observar coerência de receitas e despesas e emitir parecer com responsabilidade. É ele quem dá segurança para a assembleia aprovar contas com consciência. E quando o conselho fiscal funciona bem, o síndico também fica protegido, porque a transparência deixa de ser discurso e vira rotina.
Já o Conselho Consultivo, quando existe na Convenção, cumpre um papel que eu considero estratégico: ajudar o síndico a pensar. Condomínio não é só boleto e manutenção. Envolve convivência, decisões difíceis, mudança de regras, obras, segurança, tecnologia, negociações. E conselho consultivo é isso: um órgão de apoio, de assessoramento, de opinião técnica e comunitária. Não é para mandar; é para orientar. Não é para criar crise; é para evitar que a crise aconteça.
A administradora, por sua vez, é outro ponto que precisa ser entendido com maturidade. Administradora não substitui o síndico e não governa o condomínio. Ela assessora, organiza, executa rotinas, dá suporte técnico, contábil e burocrático, e ajuda a manter o condomínio em dia com obrigações trabalhistas, fiscais e operacionais. A administradora faz folha, cuida de encargos, prepara boletos, organiza documentos, encaminha cobranças, estrutura prestação de contas e apoia na previsão orçamentária. O síndico decide e responde; a administradora dá base, método e estrutura para a gestão acontecer com menos erro e mais profissionalismo.
E aí chegamos no zelador, que é, para mim, um dos personagens mais subestimados da vida condominial. O zelador é o preposto do síndico, o guardião da rotina, quem acompanha prestador de serviço, observa funcionamento de áreas comuns, percebe problemas antes que virem prejuízos, organiza mudanças, aciona emergências, supervisiona equipe e reporta ocorrências. Quando o zelador é bem orientado e valorizado, o condomínio ganha eficiência. Quando o zelador é tratado como “empregado de morador”, o condomínio vira bagunça. E eu digo com toda clareza: zelador é funcionário do condomínio. Morador não pode requisitar serviços particulares nem transformar a portaria e a zeladoria em balcão de pedidos pessoais.
Existe ainda um cuidado que eu considero fundamental nos tempos atuais: terceirização. Muitos condomínios terceirizam portaria, limpeza e manutenção. E isso exige disciplina de gestão. Síndico e zelador não devem dar ordens diretas aos funcionários terceirizados como se eles fossem empregados do condomínio. O caminho correto é alinhar rotinas com a empresa prestadora, e a empresa orienta seus colaboradores. Parece detalhe, mas não é. Esse tipo de descuido pode virar problema trabalhista sério.
No fim das contas, a administração condominial só melhora quando a gente para de romantizar o condomínio como “uma família” e começa a tratá-lo como ele realmente é: uma coletividade com regras, direitos e deveres. A boa convivência não nasce do improviso; nasce de um sistema que funciona. E um sistema só funciona quando cada um respeita seu lugar, cumpre sua responsabilidade e entende que condomínio não é terra de ninguém — é patrimônio de todos.
Como presidente do INCC, eu acredito que a leitura e a compreensão dessas funções têm um poder transformador. Porque o morador que entende como o condomínio se organiza cobra melhor, participa melhor e decide melhor em assembleia. E o condomínio que decide melhor gasta menos, briga menos e vive mais em paz. Isso, no fim do dia, é o que todo mundo quer.
*Paulo Melo é jornalista, administrador, professor e está síndico e presidente do Instituto Nacional de Condomínios e Cidades Inteligentes - INCC.
